WhistleBlowing

Il whistleblowing è uno strumento di compliance aziendale che è volto ad incoraggiare le segnalazioni e tutelare sia l’azienda che la persona che procede alla segnalazione (c.d. whistleblower), garantendo a quest’ultima riservatezza e tutela da possibili misure ritorsive (cfr. par. 2.1).
La segnalazione del whistleblower consente quindi di contribuire attivamente a prevenire o risolvere tempestivamente rischi e situazioni pregiudizievoli per la società.
Vista l’adozione di un Modello ex D.lgs. n. 231/2001 da parte di Polycart S.p.A., il canale interno di segnalazione whistleblowing (cfr. par. 3.1) è il mezzo idoneo a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, che consente ai soggetti apicali o subordinati di effettuare segnalazioni riguardanti condotte illecite rilevanti ai fini 231, in linea con le previsioni dell’art. 6, comma 2 bis, del D.lgs. n. 231/2001.

1. SEGNALAZIONE

Sono oggetto di segnalazione le informazioni, compresi sospetti fondati, riguardanti le violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nella Società, nonché gli elementi riguardanti le condotte volte a occultare tali violazioni.

È necessario che la segnalazione sia il più possibile circostanziata e che risultino chiare:

  • le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
  • la descrizione del fatto;
  • le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza di quanto segnalato, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

1.1 Chi legge la segnalazione

La segnalazione interna, inoltrata attraverso la piattaforma web (cfr. par. 3.1), sarà inviata automaticamente al Presidente dell’OdV, unico destinatario in grado di ricevere e gestire la segnalazione.

Il trattamento dei dati (cfr. par. 2.1) da parte del Presidente dell’OdV sarà improntato alla massima cautela, a cominciare dall’oscuramento dei dati qualora, per ragioni istruttorie, altri soggetti (interni o esterni) ne debbano essere messi a conoscenza. In questa ipotesi, il Presidente dell’OdV non trasmette la segnalazione a tali soggetti, ma solo gli esiti delle verifiche eventualmente condotte, e presta la massima attenzione per evitare che dalle informazioni e dai fatti descritti si possa risalire all’identità del segnalante.

1.2 Cosa non si può segnalare

In generale la segnalazione non può riguardare notizie prive di fondamento, le c.d. “dicerie” e informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico.

Il Whistleblowing non riguarda le contestazioni, rivendicazioni o richieste che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate per le quali occorre sempre fare riferimento alla disciplina e alle procedure di competenza della Direzione Risorse Umane, a meno che le stesse non siano collegate o collegabili alla violazione di regole procedimentali interne alla Società e siano sintomo di un malfunzionamento della stessa.

Il Whistleblowing non riguarda le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere personale poiché la ratio dell’istituto attiene alla tutela dell’integrità della Società in riferimento all’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea, come successivamente indicati al par. 1.3.2, e con riferimento anche al D.Lgs. 231/2001 e al relativo Modello.

1.3 Cosa si può segnalare

Si possono quindi segnalare comportamenti, atti od omissioni che ledono l’integrità della Società.

1.3.1 Esclusivamente tramite canale interno

Le segnalazioni possono avere a oggetto condotte illecite o violazione del Modello Organizzativo 231 ed essere effettuate solo attraverso canale interno.

1.3.2 Tramite canali interni ed esterni

  • illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea relativi ai seguenti settori:
    • servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio;
    • sicurezza e conformità dei prodotti;
    • sicurezza dei trasporti;
    • tutela dell’ambiente;
    • sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali;
    • salute pubblica;
    • protezione dei consumatori;
    • tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
  • atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea contro la frode;
  • atti od omissioni riguardanti il mercato interno (comprese le violazioni delle norme dell’Unione Europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società);
  • atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea.

1.4 Inammissibilità di una segnalazione interna

Non saranno prese in considerazione le segnalazioni qualora queste risultino in modo manifesto:

  1. non adeguatamente dettagliate e circostanziate;
  2. strumentali ed emulative, diffamatorie o calunniose;
  3. fondate su meri sospetti o voci o contenenti informazioni che il segnalante sa essere false.
  4. prive di interesse all’integrità della Società;
  5. prive di competenza sulle questioni segnalate;
  6. prive di fondatezza per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti;
  7. di contenuto generico tale da non consentire la comprensione dei fatti, ovvero corredate da documentazione non appropriata o inconferente;
  8. prive di segnalazione di condotte illecite o irregolari e si limitino alla sola produzione di documentazione;
  9. prive dei dati che costituiscono elementi essenziali della segnalazione.

Ricevuta una segnalazione non adeguatamente circostanziata il Presidente dell’Organismo di Vigilanza (di seguito OdV) può chiedere al segnalante di integrarla, sempre attraverso la piattaforma web (cfr. par. 3.1).
In caso di inammissibilità, il Presidente dell’OdV comunica l’esito della valutazione al segnalante e la segnalazione si considera “chiusa”.

2. WHISTLEBLOWER

Possono segnalare chiunque operi per la Società in qualità di:

  • lavoratore subordinato (dipendente), compresi i lavoratori somministrati;
  • lavoratore autonomo o titolare di un rapporto di collaborazione;
  • lavoratore o collaboratore che svolge la propria attività lavorativa presso soggetti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
  • libero professionista o consulente;
  • volontario e tirocinante (retribuito e non);

Sono legittimati a segnalare anche gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

È possibile segnalare:

  1. quando il rapporto giuridico tra soggetto segnalante e Società è in corso;
  2. quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
  3. durante il periodo di prova;
  4. successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

2.1 Tutela della riservatezza

L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione/elemento della segnalazione – inclusa la documentazione ad essa allegata – da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2016/679 e dell’articolo 2-quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al D.lgs. n. 196/2003.

2.2 IL DIVIETO DI RITORSIONE

La tutela del Segnalante e di tutti coloro che sono tutelati dal d.lgs. 10.03.2023, n.24 è garantita anche dal cosiddetto divieto di Ritorsione.

Tra le Ritorsioni si annoverano a titolo esemplificativo e non esaustivo:

  1.  licenziamento, sospensione o misure equivalenti;
  2. retrocessione di grado, mancata promozione, una valutazione della performance artatamente negativa;
  3. pretesa di risultati impossibili da raggiungere nei modi e nei tempi indicati;
  4. mutamento di funzioni, cambiamento del luogo di lavoro, riduzione dello stipendio, modifica dell’orario di lavoro;
  5. ingiustificato mancato conferimento di incarichi con contestuale attribuzione ad altro soggetto;
  6. sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
  7. note di demerito o referenze negative;
  8. reiterato rigetto di richieste (ad es. ferie, congedi);
  9. revoca ingiustificata di incarichi;
  10. sospensione ingiustificata di brevetti, licenze;
  11. adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
  12. coercizione, intimidazione, molestie o ostracismo;
  13. discriminazione o comunque trattamento sfavorevole;
  14. mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
  15. mancato rinnovo o risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
  16. danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
  17. inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
  18. conclusione anticipata o annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
  19. annullamento di una licenza o di un permesso;
  20. richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Per godere della protezione prevista dal Decreto Whistleblowing con riferimento al divieto di misure ritorsive:

  • i Segnalanti e tutti coloro che sono tutelati dal d.lgs. 10.03.2023, n.24 devono ragionevolmente credere, anche alla luce delle circostanze del caso concreto e dei dati disponibili al momento della Segnalazione, Divulgazione Pubblica o denuncia, che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate o denunciate siano veritiere e pertinenti. Non rileva, invece, ai fini delle tutele, la circostanza che il soggetto abbia segnalato, effettuato divulgazioni pubbliche o denunce pur non essendo certo dell’effettivo accadimento dei fatti segnalati o denunciati e/o dell’identità dell’autore degli stessi o riportando anche fatti inesatti per via di un errore genuino;
  • è necessario uno stretto collegamento tra la Segnalazione, denuncia, divulgazione e il comportamento, provvedimento, atto, omissione sfavorevole subito, direttamente o indirettamente, dalla persona Segnalante, denunciante o dal divulgatore.

La tutela prevista in caso di Ritorsioni non è garantita quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona Segnalante, denunciante, divulgatore per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’Autorità ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave. Nei casi di accertamento delle citate responsabilità, al soggetto Segnalante e denunciante sarà inoltre applicata una sanzione disciplinare.
È applicabile, se pur tardivamente, la protezione del Segnalante, e di tutti coloro che sono tutelati dal d.lgs. 10.03.2023, n.24, per le Ritorsioni subite, qualora la sentenza di primo grado, sfavorevole per il Segnalante o denunciante, non venga confermata nei successivi gradi di giudizio.
Analogamente, l’instaurazione di un processo penale per i reati di diffamazione o di calunnia, in seguito alla Segnalazione, Divulgazione Pubblica o denuncia, concluso poi con archiviazione, non esclude l’applicazione di tale tutela in favore del segnalante o denunciante.

3. CANALI E MODALITÀ DI SEGNALAZIONE

La scelta del canale di segnalazione non è discrezionale: in via prioritaria è favorito il canale interno e, solo al ricorrere di una delle condizioni di cui all’art. 6 del D.lgs. n. 24/2023, è possibile effettuare una segnalazione esterna o, al ricorrere di una delle condizioni di cui all’art. 15 del D.lgs. n. 24/2023, una divulgazione pubblica.

3.1 Segnalazioni interne

3.1.1 Canali in forma scritta

Per inoltrare una segnalazione interna è necessario accedere alla piattaforma web tramite il seguente link:

https://polycart.trusty.report

La piattaforma, attraverso strumenti di crittografia avanzata e hosting in un centro dati ad alta sicurezza e certificato ISO in Germania, garantisce la sicurezza dei dati comunicati per tutte le evidenze documentali fornite in fase di segnalazione e l’anonimato rispondendo ai requisiti previsti dal D. Lgs. 24/2023.

La segnalazione, inoltrata attraverso la piattaforma web, sarà inviata automaticamente al Presidente dell’OdV, unico destinatario in grado di ricevere e gestire la segnalazione.

Al termine della procedura guidata, la piattaforma assegna un codice utente e una password univoci che devono essere conservati a cura del segnalante. Questi codici infatti consentono al segnalante di:

  • accedere alla segnalazione per visualizzarne lo stato di avanzamento
  • interloquire con il presidente dell’OdV
  • Inserire ulteriori informazioni utili a quanto segnalato anche a seguito di richieste specifiche da parte del presidente dell’OdV

In caso di smarrimento di codice utente e password questi non potranno essere recuperati in alcun modo per tanto il segnalante sarà tenuto a presentare una nuova segnalazione.

È responsabilità del segnalante consultare periodicamente la segnalazione, direttamente sulla piattaforma web, al fine di monitorarne lo stato di avanzamento e fornire al Presidente dell’OdV eventuali integrazioni.

In alternativa è possibile inoltrare una segnalazione tramite posta ordinaria. In questo caso la segnalazione dovrà essere inserita in due buste chiuse: la prima dovrà contenere i dati identificativi del segnalante unitamente a un documento di identità; la seconda l’oggetto della segnalazione. Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta riportando all’esterno la dicitura: “riservata al gestore della segnalazione”.

3.1.2 Canali in forma orale

Tramite la piattaforma di cui al p.to 3.1.1 è possibile inviare in allegato un messaggio vocale o richiedere un incontro diretto con il Presidente dell’OdV; in quest’ultimo caso l’incontro sarà svolto in locali diversi da quelli aziendali e verrà chiesto consenso al segnalante autorizzazione alla registrazione dell’incontro.

3.1.3 Modalità di gestione delle segnalazioni interne

Modalità di gestione delle segnalazioni interne

Il Presidente dell’Organismo di Vigilanza svolge le attività di seguito descritte.

  1. Rilascia al whistleblower avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione.
  2. Valuta la segnalazione al fine di verificarne l’ammissibilità tra i casi di Whistleblowing (cfr. par. 1.3).
  3. Dà seguito alle segnalazioni ricevute, attivandosi per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate.
  4. Qualora utile alla gestione della segnalazione, avvia un dialogo con il segnalante, chiedendo allo stesso chiarimenti, documenti e informazioni ulteriori, tramite la stessa piattaforma web.
  5. Fornisce riscontro alla segnalazione comunicando al segnalante (entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione) informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione.
    1. Qualora, a seguito dell’attività svolta, il Presidente dell’OdV ravvisi elementi di manifesta infondatezza della segnalazione, ne dispone l’archiviazione con adeguata motivazione.

    2. Qualora, invece, ravvisi il fumus di fondatezza della segnalazione è opportuno si rivolga immediatamente agli organi preposti interni o enti/istituzioni esterne, ognuno secondo le proprie competenze, trasmettendo una relazione sulle risultanze istruttorie e le attività svolte e avendo sempre cura di tutelare la riservatezza dell’identità del segnalante.

3.1.4 Conflitto d’interessi

Qualora il segnalante o il segnalato coincida con il Presidente dell’OdV (gestore ordinario delle segnalazioni interne), ovvero con la Società che gestisce la piattaforma informatica, la segnalazione dovrà essere inoltrata al Presidente del Collegio Sindacale attraverso una segnalazione tramite posta ordinaria.

3.2 Segnalazioni esterne

È possibile ricorrere ad una segnalazione esterna solo qualora si verifichi una delle seguenti condizioni:

  1. sia già stata effettuata una segnalazione interna e questa non ha avuto seguito;
  2. si abbiano motivi fondati di ritenere che, effettuando una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
  3. si abbiano fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

La segnalazione esterna è indirizzata all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) tramite i canali dalla stessa attivati. La segnalazione esterna presentata a un soggetto diverso dall’ANAC è trasmessa a quest’ultima, entro sette giorni dalla data del suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

Per maggiori dettagli sull’invio e la gestione della segnalazione si rimanda al sito web ANAC https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

3.3 Divulgazione pubblica

Divulgare pubblicamente vuol dire rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

La persona che effettua una divulgazione pubblica beneficia della protezione prevista dal D.lgs. n. 24/2023 se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni:

  1. ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
  2. ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
  3. ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Nella divulgazione pubblica, ove il soggetto riveli volontariamente la propria identità, non viene in rilievo la tutela della riservatezza, ferme restando tutte le altre forme di protezione previste dal D.lgs. n. 24/2023.

3.4 Denuncia all’Autorità

La persona che, nell’ambito della propria attività lavorativa/professionale, sia venuta a conoscenza degli illeciti (presunti o effettivi) compresi nell’ambito oggettivo di cui al D.lgs. n. 24/2023 può anche valutare di rivolgersi alle Autorità nazionali competenti, giudiziarie e contabili.

Qualora il segnalante rivesta la qualifica di pubblico ufficiale o di incaricato di pubblico servizio, anche laddove lo stesso abbia effettuato una segnalazione attraverso i canali interni o esterni previsti dal D.lgs. n. 24/2023, non è esonerato dall’obbligo di denunciare alla competente Autorità giudiziaria o contabile i fatti penalmente rilevanti e le ipotesi di danno erariale.

Resta fermo che, laddove il segnalante denunci un reato all’Autorità giudiziaria ai sensi degli artt. 361 o 362 c.p. e poi venga discriminato per via della segnalazione, potrà beneficiare delle tutele previste dal D.lgs. n. 24/2023 per le ritorsioni subite.

Anche gli uffici delle Autorità giurisdizionali cui è sporta la denuncia sono tenuti al rispetto delle regole sulla tutela della riservatezza e del contenuto delle segnalazioni di cui al D.lgs. n. 24/2023.

3.5 Segnalazioni anonime

Il Presidente dell’OdV considera le segnalazioni anonime alla stregua di segnalazioni ordinarie. Le segnalazioni anonime, ove circostanziate, anche per ANAC sono equiparate a segnalazioni ordinarie e in tal caso considerate nei propri procedimenti di vigilanza “ordinari”.

4. GESTIONE DEI DATI

Le segnalazioni, interne ed esterne, e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’articolo 12 del D.lgs. n. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del D.lgs. n. 51/2018.

4.1 Dati personali

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.

I diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del regolamento (UE) 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’articolo 2-undecies del D.lgs. n. 196/2003.

L’informativa è consultabile nella sezione privacy.

5. APPARATO SANZIONATORIO

Sono fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente procedura, quali segnalazioni che si rivelino infondate, effettuate con dolo o colpa grave, ovvero quelle manifestamente opportunistiche e/o compiute al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, nonché ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione della presente Procedura.

Sono analogamente sanzionate, ai sensi dell’art. 17 del D.lgs. 24/2023, anche tutte le accertate violazioni delle misure poste a tutela del segnalante, compresi tutti gli atti discriminatori adottati dalla Società nei confronti del segnalante medesimo (rif. art. 17 co. 4 del D.lgs. 24/2023) ovvero pressioni o discriminazioni volte ad influenzare l’istruttoria.

Le sanzioni disciplinari saranno proporzionate all’entità e gravità dei comportamenti illeciti accertati e potranno anche giungere alla risoluzione del rapporto di lavoro ovvero di consulenza, nel rispetto delle disposizioni di legge applicabili nonché delle normative di CCNL del settore di riferimento.

In particolare si evidenzia che, al fine di garantire la tutela del Segnalante, il Sistema Disciplinare del Modello 231 prevede che siano sanzionati atti di ritorsione o discriminatori posti in essere nei confronti di chi abbia effettuato la segnalazione di una condotta illecita, rilevante ai fini del D.Lgs. 231/2001, o di una violazione del Modello o del Codice di Condotta così come eventuali violazioni degli obblighi di riservatezza sull’identità del Segnalante.

Per le sanzioni si richiama il Sistema disciplinare del Modello 231.

Il licenziamento ritorsivo o discriminatorio del soggetto segnalante è nullo, come nulli sono il cambiamento di mansioni e ogni altra misura ritorsiva o discriminatoria adottata in conseguenza della segnalazione come già detto al par. 2.2.

È a carico di Polycart s.p.a., in caso di controversie sull’irrogazione di sanzioni o su demansionamenti, licenziamenti, trasferimenti, misure organizzative con effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro, successivi alla segnalazione, ovvero in caso di domanda risarcitoria presentata all’Autorità giudiziaria dagli autori di una segnalazione, dimostrare, da un lato, la legittimità dei provvedimenti adottati e, dall’altro, che il danno non sia conseguenza della segnalazione effettuata.

Qualora il segnalante sia un dipendente della Società che ritiene di aver subito una ritorsione per il fatto di aver presentato una segnalazione, può comunicare notizia circostanziata dell’avvenuta ritorsione alle organizzazioni sindacali di riferimento, all’Ispettorato Nazionale del Lavoro, o direttamente all’Autorità Nazionale Anticorruzione – ANAC tramite l’apposita procedura di Whistleblowing presente sul suo sito istituzionale.